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Secretaría técnica virtual para eventos

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Las aplicaciones de secretaría técnica vitual para eventos desarrolladas por eNubes están diseñadas para eliminar las barreras espaciales y temporales que suelen comportar este tipo de actos y abordar desde la nube todo lo necesario para garantizar el éxito del evento. Gestionan las distintas fases del evento tanto durante su fase previa como durante su celebración.

Basadas y alojadas en Internet, estas Apps son accesibles desde cualquier ordenador o dispositivo móvil (PC, Mac, Android, iPhone, iPad, Tablets) que esté conectado a la red. De este modo, la Aplicación puede ser consultada en cualquier soporte, dándole libertad al usuario para utilizarla en el dispositivo que le resulte más cómodo en cada momento.

Asimismo, la flexibilidad que ofrecen los diferentes módulos que pueden incluirse dentro de la Aplicación, facilitan a los organizadores de la Convención la gestión de todos los trámites y le ofrecen un feedback permanente sobre la reacción de los usuarios ante el evento.

Entre algunas de las prestaciones que pueden tener este tipo de aplicaciones de secretaría técnica virtual se encuentra la promoción y comunicación del evento, el registro de los participantes, el envío de invitaciones, la confirmación de asistencia, la gestión de reservas o la visualización actualizada del programa del evento.

Para organizar los eventos de una compañía y mantener una comunicación fluida con los asistentes a la misma, las aplicaciones para eventos que eNubes desarrolla son perfectas.

 

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Área de Administración:
El equipo organizador del evento dispone de un Área de Administración para que pueda trabajar sobre la base de datos de los invitados ya previamente subida a la App y mantener las inscripciones y confirmaciones de asistencia bajo control. Para ello tendrá disponible desde su perfil de Administrador, una sección de descarga automática de las bases de datos actualizadas a tiempo real.

Comunicaciones a los asistentes en tiempo real:
Cada usuario incluido en la base de datos recibirá un email personalizado de invitación al evento en el que se le animará a acceder a la App, consultar la agenda, confirmar su asistencia y ampliar información sobre el evento.
La aplicación permite además contar con varias versiones del mismo e-mail en función del destinatario al que se dirija, pudiendo así variar tanto el contenido como el idioma (previamente establecido desde la base de datos de la aplicación). Estas comunicaciones contarán con un sistema de seguimiento a través del cual eNubes podrá facilitar información al organizador sobre las aperturas o clicks realizados por los destinatarios tras recibir la comunicación.

Aplicación para usuarios:
Una vez el usuario cliquee sobre la invitación que ha recibido por correo electrónico, entrará en la App.

Confirmación de Asistencia:
Con el objetivo de facilitar el proceso de inscripciones de la Convención, el usuario podrá confirmar su asistencia, denegarla y rectificar más adelante su respuesta. De este modo, en caso de que algún usuario tenga un imprevisto que no le permita acudir a la cita, podrá cancelar su asistencia y ésta respuesta se verá reflejada automáticamente en la base de datos de la organización.

Recordatorios vía email o SMS y/o eventos de calendario
Para evitar posibles olvidos, existe la posibilidad de incorporar la funcionalidad de recordatorio en la cuenta de Outlook del invitado. De esta forma, una vez el usuario confirme su asistencia, recibirá un evento en su calendario con los datos de ubicación y hora exacta de inicio de la Convención.

Agenda / Programa del evento:
Una de las ventajas de tener la aplicación eNubes para eventos es que la agenda siempre está publicada en la App, y cualquier alteración horaria o cambio de ponencia, pueden ser modificadas con rapidez. Esto permite ofrecer a todos los invitados la información más actualizada sobre el evento, evitando posibles confusiones y pudiendo reaccionar de manera eficaz.

Organiza tu viaje:
El apartado de “Organiza tu viaje” muestra datos de especial interés para el invitado que debe trasladarse desde su residencia habitual al lugar del evento.  
Algunos de los datos más habituales en este módulo son la dirección del evento, su localización en Google Maps, teléfonos de taxis, medios de transporte disponibles o servicios del hotel en el que se alojará durante su estancia en la ciudad.   
Tal y como sucede en otros módulos, “Organiza tu viaje” también puede adaptarse a cada perfil de usuario, mostrando una u otra información en función de las características de cada uno de los segmentos de invitados.

Contacto:
El apartado de Contacto resulta vital para resolver posibles dudas, incidencias o cuestiones particulares que los usuarios puedan necesitar comunicar. Cuando un usuario envía un mensaje a través de contacto, el organizador lo recibe en su e-mail para poder gestionarlo con los trámites habituales.

Versión multilenguaje:
En algunas ocasiones la totalidad de invitados a un evento no comparten la misma lengua. Para facilitar la comunicación con todos los usuarios y hacerla más fluida, existe el desarrollo multilenguaje, el cual permite a cualquier usuario elegir en qué idioma quiere navegar por la aplicación. Así, en función de las características específicas de los invitados a la Convención, es posible traducir todo el contenido a varios idiomas y ofrecer la misma Aplicación en inglés, portugués, catalán, italiano...

Desarrollo es flexible y adaptable a cada evento:
Una de las ventajas más destacadas de las Aplicaciones de eNubes, es que su desarrollo es flexible y adaptable a cada evento específico a partir de una estructura modular. Así pues, cada aplicación no solo puede configurarse en función de distintos perfiles, idiomas o dispositivos, sino que también permite la inclusión de nuevos módulos que ofrezcan alguna funcionalidad útil o añadan un valor añadido al evento para invitados y equipo organizador. Algunas de las funcionalidades que pueden incorporarse ad hoc a la Aplicación de la Convención son

Herramientas de comunicación entre organización e invitados:
Con el objetivo de establecer un espacio de comunicación fluida y animar a los invitados al evento a interactuar, es posible desarrollar un área de publicación de mensajes desde el cual todos los usuarios puedan escribir sus preguntas o impresiones y leer las del resto de invitados. Para que estas intervenciones puedan ser consultadas por cualquier usuario (y organizador) de forma sencilla, los mensajes serán ordenados por orden de publicación, situando los mensajes más recientes en la parte superior.

Herramienta de comunicación y networking entre los invitados: Quién es quién:
Para fomentar y facilitar la comunicación y las conexiones entre los distintos invitados, puede habilitarse un área de networking online. En él, los usuarios podrán cumplimentar su ficha profesional y buscar a otros participantes registrados mediante sus datos profesionales,  intereses o temáticas y enviarles un e-mail o consultar su trayectoria profesional y área de especialización.  

Almacén de contenidos:
La creación de una biblioteca de contenidos relacionados con la temática del evento ofrecerá información adicional al participante. Para que cada mensaje informativo pueda llegar al usuario del modo más adecuado, se podrán introducir archivos de distintos formatos: archivos powerpoint, documentos en PDF, audios…y seleccionar mediante filtros de formato y temática.

Área de visionado de contenidos:
Aquellos materiales audiovisuales más estrechamente vinculados con la Convención, podrán ser colgados en esta área para su visualización posterior. Aquí, una vez finalizada la Convención, los usuarios podrán ver un vídeo de resumen que destaque los momentos más relevantes del evento, volver a ver las ponencias o consultar vídeos explicativos.

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